Komfort für den Packaging-Relaunch

Über den strukturierten Abstimmungsprozess der neuen Verpackungen von SALOMON FoodWorld

Branche

LEBENSMITTELINDUSTRIE

Lösung

WORKFLOW MANAGEMENT

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Beim Redesign von Lebensmittel-Verpackungen sind Design, Zielgruppenansprache und natürlich gute Fotos der Produkte wichtig. Aber auch die darauffolgende Umsetzung von oft hunderten Verpackungen muss reibungslos und vor allem korrekt und fehlerfrei in einem überschaubaren Zeitraum ablaufen. Dabei sind oft mehrere Abteilungen am Prozess beteiligt, bis eine Verpackung final produziert werden kann. SALOMON FoodWorld hat dafür ein Workflowmanagement-System etabliert, das alle am Prozess beteiligten Personen anleitet und so für eine sehr praktische und korrekte Produktion der neuen Verpackungen sorgt.

Kennen Sie das? Sie öffnen Ihr E-Mail-Postfach und finden dort Mails mit großen Verteilerlisten, gerne auch CC, lange E-Mail-Historien mit mehreren Strängen und vielen „>>“ und „>>>“-Zeichen. Sie müssen sich alle Informationen Absatz für Absatz durchlesen, um zu erfahren, ob Sie selbst womöglich an der Reihe sind etwas zu diesem Thema beizutragen, oder ob Sie nur zur Information im Verteiler stehen. Unter Umständen wurden Sie beim letzten Verteiler vergessen, oder es fehlt Ihnen durch eine AW (Antwort) oder FW (Weiterleitung) ohne Anhang auch ein wichtiges Dokument.

Diese Art der Zusammenarbeit ist möglich, ist jedoch recht zeitintensiv und führt schnell zu Versäumnissen und Irrtümern. Weil Versäumnisse oder Irrtümer bei der Erstellung von Lebensmittel-Verpackungen nicht passieren dürfen, hat SALOMON FoodWorld sein Workflowmanagement-Tool installiert. Das, was drin ist muss auch draufstehen.

Über SALOMON FoodWorld

SALOMON FoodWorld gehört zur Vion Food Group und ist seit 45 Jahren im europäischen Foodservice am Markt aktiv. Das Unternehmen entwickelt High Convenience Lebensmittel und Dienstleistungen exklusiv für die Gastronomie und den Großhandel. Das Produktportfolio besteht aus drei Säulen: „Burger und Wraps“, „Finger Food“ und „Schnitzel and More“. Mittlerweile punktet SALOMON FoodWorld auch mit einer großen Auswahl an vegetarischen und veganen Plant-Based-Angeboten. Bei allen renommierten Gastro- und Großhandelskunden ist das Unternehmen fest gelistet und Marktführer im Burger- und Fingerfood-Bereich. Am Standort Großostheim, zwischen Aschaffenburg und Frankfurt am Main, arbeiten rund 260 Beschäftigte.

Die Verpackung der PRIMO Mozzarella Sticks im alten und im neuen Design

Im Jahr 2022 fand bei SALOMON FoodWorld ein Verpackungs-Relaunch statt. Das Verpackungsdesign wurde zeitgemäßer, klarer und reduzierter im Look festgelegt. Außerdem wurden nachhaltigere und recyclingfähige Materialien ausgewählt. Für die anstehende Umsetzung sämtlicher Verpackungen wurde ein Dienstleister gesucht, der sowohl im Bereich Packaging-Vorstufe als auch im Bereich Prozessoptimierung Erfahrung mitbringt.

datagraphis bietet hier die Kombination des Medienservice für die Vorstufe und einem Workflowmanagement-System, an das alle Beteiligten problemlos angeschlossen werden können. Mithilfe des Workflowmanagement-Tools werden seitdem sämtliche Verpackungen entsprechend dem neuen Design sorgfältig abgestimmt und umgesetzt.

Zahlreiche Karton-Etiketten und Folienbeutel wurden bisher umgesetzt.

Wie funktioniert das?

An den Workflowmanager sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angeschlossen, die am Prozess der Verpackungserstellung beteiligt sein müssen. Dazu zählen unter anderem das SALOMON Marketing, das Produkt- und Qualitätsmanagement und natürlich der Medienservice der datagraphis GmbH. Federführend an den neuen Verpackungen arbeitet hier Claudia Müller-Darmstadt. Sie ist erfahrene Mediengestalterin und setzt alle Anforderungen detailgenau um. Der Workflowmanager hilft ihr bei der Arbeit ungemein. „Ich sehe täglich in meiner Inbox, was ich genau zu tun habe. Ich sehe, welches Produkt sich in welcher Phase befindet, und ich finde im Workflowmanager sämtliche Daten, die ich dafür benötige, wie etwa Manuskripte, Produktinformationen und Medien.“

Das Tool arbeitet browserbasiert. Das heißt, es ist ganz simpel im Webbrowser aufzurufen und zu bedienen. Im Workflowmanager können vordefinierte Prozesse hinterlegt werden oder individuelle Prozesse oder Tasks eingefügt werden. Das System ist leicht zu verstehen und benötigt wenig Schulungsaufwand. Die User werden automatisch benachrichtigt, wenn sie bei einem Task an der Reihe sind etwas beizutragen. Auf Wunsch schickt der Workflowmanager auch Erinnerungen an einzelne Personen, wenn die Erledigung eines Tasks langsam zeitkritisch wird.

Die Verpackungen von SALOMON FoodWorld durchlaufen vor ihrer Produktion in der Regel 3 Phasen im Workflowmanager. In der 1. Phase kommen aus den beteiligten Abteilungen alle Manuskripte, Texte und Marketinginformationen, die für die neue Verpackung notwendig sind. In der 2. Phase folgen die Review-Tasks. Darunter fällt unter anderem die Sprachauswahl, wenn unter Umständen nicht alle Sprachen auf der Verpackung Platz finden können. In den Review-Tasks geht die Verpackung auch an das Qualitätsmanagement. datagraphis arbeitet hier außerdem mit der Software TVT® für eine zusätzliche Überprüfung aller Texte. Der finale Review findet dann in der Regel beim SALOMON Produktmanagement statt. Sollte an irgendeiner Stelle etwas nicht in Ordnung sein auf dem Verpackungsentwurf, fällt der Workflow auf den jeweiligen Task zurück und wird dort überarbeitet. Erst wenn wirklich alles safe ist, wird die Verpackung freigegeben.

In der 3. Phase wird die Produktionsdatei der Druckerei bereitgestellt. Das geschieht ebenfalls über den Workflowmanager. Die Druckerei erstellt vor Drucklegung einen Softproof (PDF), der noch einmal von datagraphis überprüft und freigegeben wird. „Dieser zusätzliche Schritt ist notwendig“ sagt Claudia Müller-Darmstadt, „tatsächlich hat die ein oder andere Druckerei noch etwas verändert an den Daten, was mit uns, bzw. mit SALOMON FoodWorld nicht abgestimmt war.“

Die Druckereien an diesen Prozess mit anzubinden war wichtig. SALOMON FoodWorld produziert auch einige seiner Produkte außerhalb Europas, daher werden die Verpackungen nicht nur in Deutschland und Europa bedruckt, sondern entsprechend weltweit, beispielsweise in Thailand, in den USA oder in Mexico. Neu angeschlossene Druckerei-Betriebe bekommen zusätzlich von datagraphis einen farbechten Hardproof ausgedruckt und zugesendet. Besonders bei den Blautönen ist das richtige Einjustieren wichtig. Der Anspruch an eine gute Druckqualität ist einer der Bausteine, SALOMON FoodWorld weltweit als starke Marke platziert zu halten.

Die Task-Übersicht für die neue Verpackung des Prime Cut Burgers

Die Vorschau der Verpackung zur Live-Revision der Mitarbeitenden

Warum läuft das so gut?

Alle Beteiligten am Prozess wissen beim Aufruf des Workflowmanagers gleich, ob sie gerade etwas beisteuern müssen. Mehrere Verpackungen können damit gleichzeitig und sauber strukturiert erstellt werden. Zu jedem Prozess sind alle Daten und Informationen im System hinterlegt und einsehbar. Das macht die Arbeit so viel einfacher als alles über mehrere E-Mails mit unübersichtlichen Verteilern und langen Mail-Historien kontrollieren zu müssen. „Ich hätte vermutlich sonst mindestens 20 E-Mails am Tag mit unterschiedlichen Anhängen, Erläuterungen, CCs, etc.“, so Müller-Darmstadt. Es leuchtet ein, dass man ohne diese E-Mail-Flut sorgfältiger arbeiten kann.

Auch SALOMON FoodWorld ist zufrieden mit der Abwicklung der Verpackungen und dem Timing. Die Zusammenarbeit läuft offen und unkompliziert. Bisher wurden hauptsächlich Folienbeutel und Karton-Etiketten im neuen Design erstellt. Zur Jahresmitte 2023 ist die Erstellung von neuen Faltschachteln in Planung. Rund zwei Drittel aller notwendigen SALOMON Verpackungen liegen bisher im neuen Design vor.

Mithilfe von individuell erstellen Skripten kann Müller-Darmstadt bei datagraphis auch einige Arbeitsschritte in InDesign automatisieren. So können etwa bestimmte Schriftstile oder Zeichenformate automatisiert zugewiesen werden. Das ist vor allem hilfreich bei Allergenen und anderen Informationen, die LMIV-konform gekennzeichnet werden müssen. Die Skripts funktionieren außerdem nicht nur in Deutsch, sondern auch in allen anderen Sprachen. Der Einsatz von TVT® sichert die LMIV-Konformität zusätzlich ab. Interessant ist, dass auf den alten Verpackungen nur 14 verschiedene Sprachen Platz gefunden haben. Auf den neuen Verpackungen sind bis zu 20 verschiedene Sprachen zu lesen.

Die fertigen Verpackungsdaten und ihre dazugehörigen Elemente werden zusätzlich in einer Datenbank abgelegt und sind dort für jeden weiteren Einsatzzweck abrufbar. Im Medienservice Team werden mit den neuen Verpackungsdesigns zusätzlich auch fotorealistische 3D-Packshots der SALOMON Produkte generiert. Diese können nach Belieben in diversen Medien von SALOMON FoodWorld verwendet werden.