Der gesunde Weg zur digitalen Ausgabe

Über den Publishing-Prozess des Mitgliedermagazins der R+V BKK

Wenn regelmäßige Publikationen kanalübergreifend digital wie analog ausgespielt werden, müssen die Prozesse perfekt abgestimmt und Hand-in-Hand laufen. Fehlerfreie und pünktliche Veröffentlichungen sind oft erst dann möglich, wenn der Workflow für alle Beteiligten komfortabel läuft. 
 
Die R+V Betriebskrankenkasse (R+V BKK) hat ihren Prozess für ihr Mitgliedermagazin „BKKiNFORM“ entsprechend effizient und passgenau eingerichtet. Seit 2022 arbeitet die R+V BKK dafür mit datagraphis zusammen. Das Entwicklerteam aus Wiesbaden kümmert sich um die digitale Ausgabe des Magazins. Das Printmagazin wird weiterhin inhouse bei der R+V BKK erstellt. 

Über das BKKiNFORM Mitgliedermagazin

Das Mitgliedermagazin BKKiNFORM erscheint viermal im Jahr und wird den Mitgliedern in der Regel postalisch zugestellt. Darüber hinaus wird die digitale Ausgabe online bereitgestellt. Die Mitglieder können sich entscheiden, ob sie die BKKiNFORM mit der Post, digital oder auch beides erhalten möchten.

Das Printmagazin wird direkt im Haus der R+V BKK erstellt. Der Ablauf für die gedruckte Ausgabe hat sich bereits langjährig bestens eingespielt. Daher war es naheliegend, hier wenig zu verändern, und die Publikation des Onlinemagazins daran anzuknüpfen. datagraphis hat bereits für andere Unternehmen Workflows entwickelt, Printproduktionen komfortabel ins Web zu transferieren und setzt diese Prozesse schon seit vielen Jahren um. Die Erfahrungswerte aus dieser Arbeit für andere Kunden bieten auch eine ideale Basis für die Zusammenarbeit mit der R+V BKK.

Nahtloser Übergang von der Printausgabe ins Netz

Das Layout der BKKiNFORM wird kurz vor Drucklegung mit den passenden XML-Tags versehen. Das geschieht bei der R+V BKK im Layoutdokument selbst und wird dann für datagraphis exportiert. Anhand der Tags kann erkannt werden, um welches Text-Element es sich handelt: Handelt es sich um eine Überschrift oder um einen Fließtext? Oder ist es eine Aufzählung oder ein Info-Absatz? Die XML-Tags definieren das Element und geben die Definition kanalübergreifend weiter.

Die XML-getaggten Daten gehen dann ans datagraphis Team und laufen dort nach einem kurzen Check in den XML-Importer, der für die BKKiNFORM individualisiert wurde. Von dort aus gelangen die Daten direkt in das Content-Management-System der Magazin-Website. Hier wird TYPO3 verwendet. Die XML-Tags geben damit automatisiert an, wie der Artikel auf der Website auszusehen hat. Ein manueller Aufbau der Online-Website im TYPO3-Backend ist somit nicht notwendig. Der Prozess ermöglicht eine schnelle und genaue Publikation der Inhalte im Web.

Die Bilder der Artikel im Magazin werden zusätzlich manuell überprüft. Manchmal ist hier eine Formatkorrektur für die Onlineausgabe sinnvoll. Links werden separat eingefügt und überprüft. Darüber hinaus werden ergänzende Online-Angebote in die Website eingebettet. Dazu zählen beispielsweite Hilfsvideos aus dem Bereich Fitness/Gesundheit oder spezielle Angebote der R+V BKK.

Nach Abnahme und Prüfung aller Artikel wird die neue Ausgabe online gestellt. Die unkomplizierte Zusammenarbeit und die abgestimmten Prozesse ermöglichen, dass die Onlineausgabe in der Regel zeitgleich mit der Printausgabe vorliegt.

Erfahrung und Synergien mit anderen XML-Projekten

Der XML-Importer wurde von datagraphis eigens auf das Projekt angepasst. Speziell wurde die Menüführung verbessert und der Prozess der Datenpflege verschlankt, was nochmal Zeit einspart und Fehlerquellen minimiert. Bisherige Erfahrungswerte aus anderen XML-Projekten konnten in die Anpassung des Importers mit einfließen. Durch diese Wechselwirkung konnten auch wertvolle Erkenntnisse für bestehende und weitere XML-Projekte gewonnen werden. Das führt zu Optimierungen, die allen Projekten zugutekommen.

Die BKKiNFORM zeigt sehr schön, wie effizient moderne Publikationsprozesse sein können. Mit der Entwicklung eines optimalen Workflows werden die Anforderungen und Qualitätsstandards der R+V BKK voll erfüllt. Die fließende Zusammenarbeit und die Optimierung der Abläufe gewährleisten eine fehlerfreie und pünktliche Veröffentlichung aller Inhalte, sowohl in gedruckter Form als auch online.

Zukunft für flexible und vielseitige Anwendungsmöglichkeiten

Ein weiterer Vorteil eines XML-basierten Workflows ist seine Flexibilität. Obwohl er ursprünglich für die Online-Publikation von Inhalten aus dem Printbereich entwickelt wurde, ist er nicht auf diese Anwendung beschränkt. Der Workflow kann problemlos auch für andere Datenaustauschformate angepasst werden (z.B. JSON). Dies eröffnet zusätzliche Möglichkeiten für zukünftige Projekte und zeigt seine Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit. Die Möglichkeit, den Workflow an unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen, macht ihn zu einem wertvollen Werkzeug für die Zukunft der digitalen Publikation.