Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher und unüberschaubarer die laufenden Projekte und Prozesse. Unzählige Werbemittel sind in Arbeit. Unzählige Produkt- Informationen müssen von verschiedensten Seiten – intern und extern – verarbeitet werden.
Ohne gezielte Vernetzung entsteht ein hoher Personal, Zeit- und Kostenaufwand durch aufwendige Abstimmungen. Fehler durch versäumte Absprachen oder Missverständnisse bleiben meist nicht aus. Der dataroom Workflow-Manager löst die Probleme, da er die Koordination übernimmt.
Alle an Arbeitsprozessen Beteiligten stehen in elektronischem Kontakt. Jeder Einzelne verfügt über eine transparente Aufgabenliste mit integrierter E-Mail-Funktion und ein vollständiges Jobarchiv, das eine lückenlose Verfolgung von Aktivitäten und Änderungen mit Versionsangabe ermöglicht. So wird eine komplett vernetzte Zusammenarbeit erzielt.
Die Vorteile sind klar: transparente Kommunikation und Freigabeprozesse, sinkender Abstimmungsbedarf, schlankere Prozesse. Und in Folge weniger Zeitbedarf, der zu spürbaren Kostenreduzierungen führt.
Am konkreten Beispiel: Bei der Produktion von etwa 100 Foldern kann der Zeitbedarf im Gegensatz zum Arbeiten ohne Workflow-Datenbank etwa halbiert werden.